Excel, küçük ve orta ölçekli işletmelerde stok, alış ve satış takibi için en sık kullanılan araçlardan biridir. Ürünlerin hangi tarihte, kaç adet alındığının ve satıldığının takip edilmesi; stok miktarının, satış rakamlarının ve kâr oranlarının doğru hesaplanabilmesi için düzenli bir tablo yapısına ihtiyaç vardır.
Bu yazıda, Excel kullanarak alış bilgileri, satış bilgileri ve depo bilgileri içeren bir yapı oluşturmayı; açılır listeler, DÜŞEYARA, otomatik toplam ve EĞERHATA fonksiyonları yardımıyla stok miktarı, satış miktarı, kâr oranı ve toplam kâr hesaplamayı adım adım anlatıyorum.
Yukarıdaki videoda bu yazıda anlatılan stok takibi tablosunun Excel üzerinde adım adım nasıl oluşturulduğunu uygulamalı olarak görebilirsiniz.
Video içerisinde kullanılan Excel dosyasını indirmek için aşağıdaki linke tıklayınız:
Alış Bilgileri Tablosunun Oluşturulması
Öncelikle elimizde, belirli tarihlerde alınan ürünleri gösteren bir alış bilgileri tablosu bulunur. Bu tabloda:
- Ürün adı
- Alış tarihi
- Alınan miktar
gibi bilgiler yer alır.
Farklı tarihlerde yapılan alışlar bu tabloya eklenebilir. Yeni bir tarihte ürün alındığında, ilgili sütuna miktar girilerek tablo güncellenir. Excel’in otomatik toplam özelliği kullanılarak, her bir ürün için bugüne kadar toplam kaç adet alındığı kolayca hesaplanabilir.
Yeni bir sütun eklendiğinde, toplam formülünü aşağı doğru taşıyarak yeni eklenen verilerin de toplama dahil edilmesi sağlanır.
Depo Bilgileri Sayfası ve Temel Alanlar
Depo bilgileri sayfasında, ürünlere ait güncel bilgiler tutulur. Bu sayfada genellikle:
- Ürün adı
- Birim
- Birim fiyat
- Toplam alınan miktar
- Toplam satılan miktar
- Stoktaki miktar
- Stok değeri
- Kâr oranı
- Toplam kâr
gibi alanlar yer alır.
Bu sayfa, alış ve satış bilgilerinin bir araya getirilerek genel durumun izlendiği ana tablodur.
DÜŞEYARA ile Alış Miktarlarının Depoya Aktarılması
Bir ürünün stokta kaç adet bulunduğunu hesaplayabilmek için, öncelikle toplam alınan miktarın bilinmesi gerekir. Bunun için DÜŞEYARA fonksiyonu kullanılır.
DÜŞEYARA fonksiyonu, belirlenen bir ürünü alış bilgileri tablosunda arar ve ilgili sütundaki toplam miktarı depo bilgileri sayfasına getirir. Bu işlem aşağı doğru kopyalandığında tüm ürünler için otomatik olarak uygulanır.
Satış Bilgileri Sayfası ve Açılır Liste Kullanımı
Satış bilgileri sayfasında, ürün seçiminin hatasız yapılabilmesi için veri doğrulama kullanılarak açılır liste oluşturulur. Böylece ürün adı elle yazılmaz, doğrudan listeden seçilir.
Bu yöntem:
- Yanlış ürün adı yazılmasını önler
- Formüllerin bozulmasını engeller
- Tabloyu daha düzenli hale getirir
Ürün seçildikten sonra satış miktarı girilir.
Satış Birimi ve Satış Miktarlarının Otomatik Getirilmesi
Seçilen ürünün birimi (adet, kilogram vb.) yine DÜŞEYARA fonksiyonu ile depo bilgileri sayfasından otomatik olarak getirilir.
Satış bilgileri sayfasında, belirli bir dönem boyunca satılan ürün miktarları otomatik toplam kullanılarak hesaplanır. Böylece her ürün için toplam satış miktarı elde edilir.
EĞERHATA ile Hataların Kontrol Altına Alınması
Bazı ürünler henüz hiç satılmamış olabilir. Bu durumda DÜŞEYARA fonksiyonu #YOK hatası verebilir. Bu tür durumları gizlemek için EĞERHATA fonksiyonu kullanılır.
EĞERHATA sayesinde:
- Satışı olmayan ürünler için 0 değeri gösterilir
- Tablo daha temiz ve anlaşılır olur
Stoktaki Miktarın Hesaplanması
Stoktaki miktar, toplam alınan miktardan toplam satılan miktarın çıkarılması ile hesaplanır. Bu işlem depo bilgileri sayfasında formül yardımıyla yapılır.
Bu sayede:
- Stokta kaç adet ürün kaldığı
- Hangi ürünlerin azaldığı
kolayca takip edilebilir.
Kâr Oranı ve Ürün Gruplarına Göre Kâr Belirleme
Ürünlere farklı kâr oranları uygulanabilir. Örneğin:
- Meyve ve sebzeler için belirli bir kâr oranı
- Gıda ürünleri için farklı bir oran
- Kırtasiye ürünleri için ayrı bir oran
Excel’in filtre ve sıralama özellikleri kullanılarak ürünler gruplandırılır ve kâr oranları toplu şekilde düzenlenebilir.
Toplam Satış ve Toplam Kâr Hesaplama
Toplam satış tutarı, satılan miktar ile birim fiyatın çarpılmasıyla hesaplanır. Kâr hesaplamasında ise satış tutarı üzerinden belirlenen kâr oranı uygulanır.
Bu hesaplamalar formül ile yapıldığı için, ürün veya miktar değiştiğinde tüm değerler otomatik olarak güncellenir.
Excel’in otomatik toplam özelliği kullanılarak:
- Toplam satış tutarı
- Toplam kâr
tek bakışta görülebilir.
Satış Fiyatının Otomatik Hesaplanması
Depo bilgileri sayfasında belirlenen birim fiyat ve kâr oranları kullanılarak, satış fiyatı otomatik olarak hesaplanabilir. DÜŞEYARA ile birim fiyat ve kâr oranı çekilir, ardından formül ile satış fiyatı bulunur.
Bu sayede satış sırasında:
- Ürün seçildiğinde
- Satış fiyatı otomatik olarak görüntülenir
Sonuç
Bu çalışmada Excel kullanarak; alış ve satış bilgilerinden yola çıkıp, DÜŞEYARA, açılır listeler, otomatik toplam ve EĞERHATA fonksiyonları yardımıyla stok takibi, satış miktarı, kâr oranı, toplam satış ve toplam kâr hesaplamanın nasıl yapılacağını gördük.
Bu yapı, küçük ve orta ölçekli işletmelerde temel stok ve satış takibi için pratik bir çözüm sunar. Ürün ve veri sayısı arttığında daha gelişmiş sistemlere ihtiyaç duyulabilir; ancak bu yöntem Excel üzerinde düzenli ve kontrollü bir takip yapmak isteyenler için yeterli bir altyapı sağlar.
